Zadłużenie firmy jak sprawdzić u kontrahenta przed podpisaniem umowy

Zadłużenie firmy kontrahenta sprawdzisz w trzech miejscach: w jego sprawozdaniu finansowym z KRS (ile ma zobowiązań i czy rosną szybciej niż sprzedaż), w publicznych rejestrach (dział 4 KRS i Krajowy Rejestr Zadłużonych) oraz w płatnym biurze informacji gospodarczej (zgłoszone zaległości wobec wierzycieli). Sprawozdanie mówi, czy firmę stać na dług, rejestry pokazują, czy problem już wyszedł na zewnątrz. Przed umową na odroczony termin warto zajrzeć do wszystkich trzech.

Poniżej opisujemy, co dokładnie widać w każdym źródle, jak w kwadrans przeczytać zadłużenie ze sprawozdania i przy jakich liczbach dział sprzedaży powinien zmienić warunki płatności, zanim wyśle pierwszą dostawę.

Gdzie sprawdzić, czy firma ma długi

Żadne pojedyncze źródło nie daje pełnego obrazu. Rejestry pokazują problemy, które już zostały formalnie stwierdzone, a sprawozdanie pokazuje skalę zadłużenia, zanim ktokolwiek je zgłosi. Dlatego najlepiej czytać je razem.

Rejestry odpowiadają na pytanie „czy coś już się stało”. Na pytanie „czy firma da radę zapłacić za 60 dni” odpowiada tylko bilans i rachunek zysków i strat, więc od nich zaczynamy.

Jak sprawdzić zadłużenie firmy w sprawozdaniu finansowym

W bilansie zadłużenie siedzi po stronie pasywów, w pozycji zobowiązania i rezerwy na zobowiązania. Najważniejsze są dwie liczby: zobowiązania długoterminowe (głównie kredyty i pożyczki płatne po roku) oraz zobowiązania krótkoterminowe (faktury dostawców, podatki, wynagrodzenia, raty płatne w ciągu roku). To z tej drugiej grupy będzie płacona twoja faktura.

Same kwoty niewiele mówią, dopóki nie zestawisz ich z wielkością firmy. Dlatego w analizie sprawozdań finansowych używamy kilku prostych proporcji:

• Zadłużenie ogólne, czyli zobowiązania razem do sumy aktywów. Powyżej 0,7 firma finansuje majątek głównie cudzymi pieniędzmi i ma mały bufor na stratę.
• Kapitał własny. Ujemny kapitał oznacza, że zobowiązania przewyższają cały majątek. W spółce z o.o. już wcześniej, gdy strata przekroczy sumę kapitału zapasowego, rezerwowego i połowy kapitału zakładowego, zarząd musi zwołać zgromadzenie wspólników w sprawie dalszego istnienia spółki (art. 233 Kodeksu spółek handlowych).
• Płynność gotówkowa, czyli środki pieniężne do zobowiązań krótkoterminowych. Wartość poniżej 0,1 oznacza, że firma płaci dostawcom głównie z bieżących wpływów i każde opóźnienie u jej klientów przenosi się na ciebie.
• Dynamika zobowiązań do dynamiki przychodów. Jeśli przez dwa lata zobowiązania rosną o 30 procent rocznie, a sprzedaż o 5 procent, firma kredytuje się u dostawców.

Przykład oceny zadłużenia kontrahenta

Producent opakowań dostaje zamówienie od spółki z o.o. z branży spożywczej. Odbiorca chce płacić w terminie 45 dni, a pierwsze zamówienie to 90 000 zł brutto. Tabela pięciu lat w profilu odbiorcy pokazuje:

Sprzedaż rośnie powoli, o około 3 procent rocznie, a zobowiązania krótkoterminowe w dwa lata wzrosły o 82 procent. Gotówki jest pięć razy mniej, kapitał topnieje przez dwie straty z rzędu, a płynność gotówkowa spadła z 0,29 do 0,03. Żadna z tych liczb nie jest jeszcze w rejestrze dłużników, ale razem mówią jasno: odbiorca finansuje się kosztem dostawców.

Rozsądna decyzja to nie odmowa, tylko inne warunki: pierwsze dwie dostawy za przedpłatą albo z terminem 14 dni, limit na poziomie jednej dostawy i powrót do rozmowy po kolejnym sprawozdaniu. Jak policzyć taki limit z liczb sprawozdania, pokazujemy w tekście o limicie kupieckim dla kontrahenta.

Sygnały, że zadłużenie kontrahenta staje się ryzykiem

• zobowiązania krótkoterminowe rosną szybciej niż przychody drugi rok z rzędu,
• ujemny kapitał własny albo strata, która zjadła ponad połowę kapitału,
• gotówka poniżej jednej dziesiątej zobowiązań krótkoterminowych,
• sprawozdanie nie zostało złożone w terminie, zwykle do połowy lipca przy roku kalendarzowym,
• wpis w dziale 4 KRS albo postępowanie w Krajowym Rejestrze Zadłużonych.

Pierwsze trzy sygnały widać ze sprawozdania wiele miesięcy wcześniej niż dwa ostatnie. To jest główna przewaga czytania liczb nad samym sprawdzaniem rejestrów dłużników.

Jak często sprawdzać zadłużenie firmy kontrahenta

Jednorazowe sprawdzenie przed umową to minimum. Sytuacja odbiorcy zmienia się jednak z roku na rok, a nowe sprawozdanie pojawia się w rejestrze raz w roku, zwykle latem. Kontrahenta, któremu dajesz kredyt kupiecki, warto więc sprawdzić ponownie przy każdym nowym sprawozdaniu i przy każdym wniosku o podniesienie limitu.

Ręcznie oznacza to pilnowanie dat i otwieranie plików dla każdego odbiorcy osobno. W monitoringu sprawozdań dodajesz spółki do obserwacji i dostajesz mail, gdy pojawi się nowe sprawozdanie albo gdy minie termin, a spółka go nie złożyła. W planie Analityk ustawiasz też alerty progowe: spadek przychodu, strata, ujemny kapitał albo spadek zatrudnienia.

Ile kosztuje sprawdzenie zadłużenia firmy

Rejestry publiczne są bezpłatne, ale wymagają czasu: ustalenia numeru KRS, pobrania odpisu, przeszukania KRZ i otwarcia kilku plików sprawozdań. Raport z biura informacji gospodarczej jest płatny za zapytanie albo w pakiecie, a pełny raport wywiadowni gospodarczej o jednej firmie potrafi kosztować kilkaset złotych.

U nas ostatni rok przychodów, wyniku i zatrudnienia widzisz w publicznym profilu bez konta, a pełną tabelę zobowiązań, gotówki i kapitału z pięciu lat jednej spółki odsłaniasz jednorazowo po założeniu konta. Stały dostęp do pełnych profili zaczyna się od planu Biuro za 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej, z 25 spółkami pod obserwacją. Dział sprzedaży, który pilnuje setek odbiorców, wybiera plan Analityk (250 spółek, alerty progowe) albo Zespół Ryzyka (2 000 spółek i import listy NIP z pliku). Ceny netto, do których doliczamy 23% VAT, są w cenniku.

Co sprawdzić oprócz zadłużenia

Zadłużenie to jedna z kilku rzeczy, które dział kredytu ocenia przed pierwszą dostawą. Pełną listę, od statusu VAT i reprezentacji po porównanie wyników z branżą, zebraliśmy na stronie o weryfikacji kontrahenta. Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda samo czytanie zobowiązań w bilansie, zajrzyj do opisu bilansu spółki.

Najczęstsze pytania o zadłużenie firmy

Jak sprawdzić zadłużenie firmy?

Sprawdź zobowiązania, gotówkę i kapitał własny w sprawozdaniach finansowych spółki z kilku lat, potem dział 4 odpisu KRS i Krajowy Rejestr Zadłużonych, a przy większej kwocie także raport z biura informacji gospodarczej. Sprawozdanie pokazuje skalę długu, rejestry pokazują, czy zaległości zostały już formalnie stwierdzone.

Czy zadłużenie firmy jest jawne?

Ogólna kwota zobowiązań spółki jest jawna, bo wynika z bilansu, który spółka co roku składa do repozytorium KRS. Jawne są też wpisy w dziale 4 KRS i w Krajowym Rejestrze Zadłużonych. Szczegóły zaległości wobec konkretnych wierzycieli są w biurach informacji gospodarczej i udostępniane odpłatnie.

Jak sprawdzić zadłużenie jednoosobowej działalności gospodarczej?

Jednoosobowa działalność nie składa sprawozdań do KRS, więc nie zobaczysz jej bilansu. Zostają Krajowy Rejestr Zadłużonych, wykaz podatników VAT i biura informacji gospodarczej. Przy większym limicie kupieckim możesz też poprosić przedsiębiorcę o zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami i składkami.

Jaki poziom zadłużenia firmy jest bezpieczny?

Nie ma jednej granicy dla wszystkich branż. W praktyce dział kredytu zwraca uwagę, gdy zobowiązania przekraczają 70 procent aktywów, kapitał własny jest ujemny albo gotówka nie pokrywa jednej dziesiątej zobowiązań krótkoterminowych. Najwięcej mówi porównanie z medianą spółek z tej samej branży i województwa.