Sprawozdania finansowe kontrahenta dla biur rachunkowych

Rozmowa z klientem o wynikach na tle rynku

Klient biura zna swoje liczby, ale rzadko wie, czy marża 4 procent to w jego branży dużo, czy mało. Profil spółki pokazuje każdy wskaźnik razem z percentylem w dziale PKD i w województwie. Percentyl 70 przy marży netto oznacza, że spółka osiąga wyższą marżę niż 70 procent spółek z tej samej branży, które złożyły dane za ten sam rok.

Taki obraz ułatwia rozmowę przy zatwierdzaniu sprawozdania: zamiast ogólnych uwag pokazujesz, gdzie klient odstaje od podobnych firm i w którą stronę zmieniał się przez ostatnie lata. Sposób wyliczania percentyli opisuje metodologia.

Kontrahenci klientów przed podpisaniem umowy

Klienci często pytają biuro, czy nowy odbiorca jest wiarygodny i czy można dać mu termin płatności. Wpisujesz nazwę, NIP albo KRS w wyszukiwarce i widzisz, czy spółka ma dodatni kapitał własny, ile gotówki wykazała na koniec roku, jak zmieniały się przychody i czy złożyła sprawozdanie w terminie. Dochodzi status VAT z białej listy i skład zarządu z odpisu KRS.

• Kapitał własny ujemny albo zmniejszający się z roku na rok.
• Zobowiązania rosnące szybciej niż przychody.
• Brak sprawozdania po 15 lipca przy roku kalendarzowym.
• Częste zmiany w zarządzie w krótkim czasie.

Każdy z tych punktów warto przekazać klientowi razem z raportem PDF, który zostaje w dokumentacji.

Co dostaje biuro w planie Biuro

Przy płatności miesięcznej plan Biuro kosztuje 199 zł netto, a rocznie 1 188 zł netto. Dla biura obsługującego kilkadziesiąt spółek wygodniejszy bywa Analityk, bo mieści całą listę klientów pod obserwacją. Porównanie wszystkich planów znajdziesz w cenniku.

Nowi klienci biura i ich historia

Gdy do biura przychodzi spółka, która dotąd korzystała z innej obsługi, w kilka minut zobaczysz jej historię z pięciu lat. Tabela pokazuje, czy sprawozdania składano w terminie, jak zmieniały się przychody i zatrudnienie, czy kapitał własny nie spadł poniżej zera. To dobra podstawa do wyceny obsługi: spółka o rosnącej skali, z kilkudziesięcioma pracownikami i przychodami blisko progów jednostki małej, wymaga innego nakładu pracy niż stabilna jednostka mikro.

Historia pomaga też wychwycić sprawy do uporządkowania. Brak sprawozdania za któryś rok, rozbieżności między danymi porównawczymi a liczbami z poprzedniego dokumentu albo niezatwierdzona strata z lat ubiegłych to tematy, o które warto zapytać przed podpisaniem umowy o prowadzenie ksiąg. Dobrze też porównać zarząd i wspólników z odpisu KRS z osobami, które faktycznie podpisują umowę z biurem, i upewnić się, że mają prawo reprezentować spółkę.

Terminy klientów pod kontrolą

Biuro odpowiada za to, żeby sprawozdanie klienta zostało sporządzone, zatwierdzone i złożone w terminie, ale zatwierdzenie zależy od wspólników. Dodając spółki klientów do obserwacji, dostajesz potwierdzenie złożenia dokumentu w repozytorium i przypomnienie, gdy termin minie bez złożenia. Opis terminów i alertów znajdziesz na stronie monitoring sprawozdań.

Spotkanie z klientem po zamknięciu roku

Najlepszy moment na rozmowę o wynikach to okres między sporządzeniem sprawozdania a jego zatwierdzeniem, czyli zwykle kwiecień i maj przy roku kalendarzowym. Klient ma już liczby za miniony rok, a na tle branży możesz je zestawić z wynikami innych spółek za rok wcześniejszy, bo te są już złożone w repozytorium. Pokazujesz, czy przychód na zatrudnionego rośnie szybciej niż u podobnych firm z województwa i czy marża EBITDA utrzymuje się w środku stawki, czy spada do dolnej ćwiartki.

Dla wielu właścicieli małych spółek takie porównanie jest pierwszym obiektywnym spojrzeniem na własną firmę. Często prowadzi do konkretnych pytań: dlaczego koszty rosną szybciej niż sprzedaż, czy firma trzyma za dużo gotówki, czy zadłużenie nie jest wyższe niż u konkurentów. Biuro, które przychodzi z takim zestawieniem, staje się dla klienta partnerem do rozmowy, a nie tylko dostawcą deklaracji.

Warto przy tym pamiętać o różnicach w zakresie danych. Klient jako jednostka mikro składa uproszczony bilans, a część spółek z branży sporządza pełne sprawozdanie. Porównujemy tylko pozycje, które występują w obu typach dokumentów, więc percentyle są liczone uczciwie. Więcej o samym rachunku i bilansie przeczytasz na stronie bilans spółki.

Raport PDF do akt klienta

Raport zawiera tabelę wyników z pięciu lat, wskaźniki z percentylami, dane rejestrowe, skład organów spółki i datę pobrania danych. Każda liczba ma wskazane źródło: e-sprawozdanie z repozytorium dokumentów finansowych KRS albo odpis KRS. Raport wysyłasz klientowi albo dołączasz do teczki kontrahenta, a w razie pytań łatwo odtworzyć, skąd pochodzi każda wartość.

Jak przygotować dla klienta ocenę kontrahenta

1. Wyszukaj spółkę. Wpisz NIP, KRS albo nazwę kontrahenta, którego wskazał klient.
2. Przejrzyj tabelę pięciu lat. Zwróć uwagę na kapitał własny, zadłużenie i gotówkę oraz na percentyle w branży.
3. Sprawdź organy i status VAT. Porównaj zarząd z danymi z umowy i potwierdź status na białej liście.
4. Pobierz raport PDF. Wyślij raport klientowi albo zapisz go w dokumentacji kontrahenta.

Pytania i odpowiedzi

Czy jeden plan wystarczy dla kilku księgowych?

Plan Biuro ma jedno stanowisko. Gdy z serwisu korzysta kilka osób, plan Zespół Ryzyka daje 5 stanowisk z rolami administratora, analityka i podglądu.

Czy mogę sprawdzić jednoosobową działalność?

Dla firm z CEIDG pokazujemy dane rejestrowe i status VAT. Takie firmy nie składają sprawozdań do KRS, więc nie ma dla nich tabeli wyników.

Czy dane klienta biura widzą inne osoby?

Wyniki spółek pochodzą z publicznych rejestrów i są widoczne dla każdego. Twoja lista obserwacji i historia raportów są widoczne tylko na Twoim koncie.

Czy dostanę fakturę VAT?

Tak, fakturę VAT wystawiamy po każdej płatności, a dane firmy i NIP podajesz w kasie.

Czy mogę sprawdzić spółkę z innego województwa niż klient?

Tak. Wyszukujesz każdą spółkę z KRS, a percentyle pokazujemy zarówno dla jej województwa, jak i dla całej branży w Polsce.

Jak wypróbować serwis przed zakupem?

Po założeniu konta jednorazowo odsłaniasz pełny profil wybranej spółki i skrócony raport PDF ze znakiem wodnym.