Limit kupiecki dla kontrahenta wyliczony ze sprawozdania finansowego

Limit kupiecki dla kontrahenta to maksymalna kwota nieopłaconych faktur, jaką sprzedawca dopuszcza u jednego odbiorcy w danym momencie. Najbezpieczniej wyliczyć go z dwóch stron naraz: z potrzeby handlowej (ile odbiorca kupuje w okresie płatności) i z możliwości finansowych odbiorcy odczytanych ze sprawozdania, czyli z kapitału własnego, przychodów i gotówki. Przyznajesz niższą z tych dwóch kwot, a potem pilnujesz jej przy każdym nowym sprawozdaniu.

Poniżej pokazujemy metodę, którą da się zastosować w hurtowni, u producenta czy w firmie usługowej sprzedającej na fakturę z terminem, wraz z przykładem liczbowym i progami, które warto wpisać do własnej polityki kredytowej.

Limit kupiecki z potrzeby handlowej

Pierwsza kwota wynika z tego, jak odbiorca kupuje. Jeśli zamawia średnio za 60 000 zł netto miesięcznie, a płaci w terminie 30 dni, to w typowym dniu ma u ciebie otwarte faktury za mniej więcej miesiąc zakupów. Do tego dochodzi zapas na wahania zamówień i na kilka dni poślizgu przy płatności.

Prosty wzór, który stosuje wiele działów sprzedaży:

limit z potrzeby = średnie miesięczne zakupy brutto × (termin płatności w dniach + 15) / 30

Przy 60 000 zł netto, czyli 73 800 zł brutto, i terminie 30 dni wychodzi 73 800 × 45 / 30, czyli około 110 700 zł. Kwotę liczymy brutto, bo odbiorca jest ci winien całą fakturę razem z VAT. Ta kwota mówi, ile limitu odbiorca potrzebuje, żeby współpraca szła bez blokad. Nie mówi nic o tym, czy stać go na spłatę.

Limit kupiecki ze sprawozdania finansowego

Druga kwota wynika z kondycji odbiorcy. Tu przydaje się sprawozdanie finansowe, najlepiej z trzech do pięciu lat, bo pojedynczy rok potrafi wyglądać dobrze u firmy, która od dawna traci sprzedaż. W praktyce używa się trzech zakotwiczeń i bierze najniższe z nich.

To są progi spotykane w politykach kredytowych firm handlowych, a nie przepis. Branża z wysoką rotacją towaru, jak hurt spożywczy, toleruje wyższy udział w przychodach, a branża projektowa, jak budownictwo, wymaga ostrożniejszego podejścia do gotówki, bo płatności przychodzą tam etapami.

Przykład wyliczenia limitu kupieckiego krok po kroku

Załóżmy, że hurtownia materiałów instalacyjnych dostaje wniosek od spółki z o.o. o limit 150 000 zł przy terminie 30 dni. Ostatnie sprawozdanie odbiorcy pokazuje:

• przychody 9,4 mln zł, rok wcześniej 8,7 mln zł,
• zysk netto 210 000 zł,
• kapitał własny 1,6 mln zł,
• środki pieniężne 380 000 zł,
• zobowiązania krótkoterminowe 2,1 mln zł.

Wyliczenie wygląda tak:

Najniższa kwota to 95 000 zł i to ona jest rozsądnym limitem startowym. Odbiorca potrzebuje około 121 800 zł, więc różnicę można zamknąć na dwa sposoby: krótszym terminem płatności (przy 21 dniach potrzeba spada do około 97 000 zł) albo zabezpieczeniem na nadwyżkę, na przykład wekslem, gwarancją albo ubezpieczeniem należności. Wniosek o 150 000 zł bez zabezpieczenia byłby tu za wysoki, mimo że spółka jest rentowna i rośnie.

Sygnały ze sprawozdania, które obniżają limit

Same kwoty bazowe nie wystarczą. Kilka wzorów w danych z kilku lat powinno automatycznie obniżyć limit albo wstrzymać decyzję do czasu rozmowy z odbiorcą:

• Ujemny albo szybko malejący kapitał własny. Przy ujemnym kapitale zakotwiczenie w kapitale daje zero i limit bez zabezpieczenia nie ma oparcia.
• Przychody spadają drugi rok z rzędu. Firma zwykle broni się wtedy, wydłużając płatności wobec dostawców.
• Gotówka maleje przy rosnących zobowiązaniach krótkoterminowych. To sygnał, że sprzedaż jest finansowana kosztem dostawców.
• Zobowiązania przekraczają 80 procent aktywów. Mała poduszka na nieoczekiwaną stratę.
• Brak sprawozdania za ostatni rok po terminie złożenia. Spółki, które przestają składać sprawozdania, częściej mają kłopoty.

Każdą z tych liczb warto porównać z medianą w branży odbiorcy. Wskaźnik zadłużenia 70 procent jest normalny w hurcie, a niepokojący w firmie usługowej. Na stronie analiza sprawozdań finansowych opisujemy wszystkie osiem wskaźników, które przy każdym roku pokazujemy z percentylem w branży i województwie.

Kiedy przeglądać limit kupiecki

Limit ustalony raz i zapomniany chroni tylko w dniu decyzji. Sprawozdanie za rok kalendarzowy spółka zatwierdza do końca czerwca i składa do KRS w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, więc nowe liczby odbiorcy pojawiają się zwykle latem. Dobra praktyka to trzy momenty przeglądu:

1. po złożeniu nowego sprawozdania przez odbiorcę,
2. gdy odbiorca prosi o podwyższenie limitu albo dłuższy termin,
3. gdy pojawia się pierwsze opóźnienie dłuższe niż kilka dni.

Przy kilkudziesięciu odbiorcach ręczne pilnowanie dat składania sprawozdań szybko się sypie. Dlatego w PrzedsiębiorcyBiz dodajesz spółkę do obserwacji i dostajesz mail, gdy złoży nowe sprawozdanie albo gdy go nie złoży w terminie. W wyższych planach ustawiasz też alerty progowe: spadek przychodu, strata, ujemny kapitał, spadek zatrudnienia. Szczegóły są na stronie monitoring sprawozdań finansowych.

Jedną z liczb, od których zaczyna się limit, jest wskaźnik zadłużenia ogólnego kontrahenta, liczony z bilansu.

Limit kupiecki a weryfikacja kontrahenta

Wyliczenie limitu to ostatni krok, a nie pierwszy. Zanim policzysz kwotę, sprawdź, czy firma istnieje i kto może ją reprezentować, czy jest czynnym podatnikiem VAT i czy rachunek jest na białej liście, a także czy nie toczy się wobec niej postępowanie w Krajowym Rejestrze Zadłużonych. Cały zestaw opisujemy na stronie weryfikacja kontrahenta ze sprawozdań KRS. Sprawozdanie odpowiada dopiero na pytanie, ile ryzyka możesz wziąć na siebie.

Uczciwie trzeba dodać, czego dane ze sprawozdań nie pokażą. Jednoosobowe działalności gospodarcze nie składają sprawozdań do repozytorium, więc u takiego odbiorcy limit opierasz na historii płatności, zabezpieczeniu i raporcie z biura informacji gospodarczej. Sprawozdanie nie pokaże też bieżących zaległości wobec innych dostawców.

Ile kosztuje ustalanie limitów na danych ze sprawozdań

Publiczny skrót profilu spółki, czyli ostatni rok przychodów, wyniku i zatrudnienia, widzisz bez konta. Po założeniu konta odsłaniasz jednorazowo pełny profil jednej spółki z raportem PDF.

Przy płatności miesięcznej ceny są dwa razy wyższe. Wszystkie plany, w tym Instytucja dla banku i ubezpieczyciela należności, porównasz w cenniku, a sposób pracy działu ryzyka na stronie dla analityków ryzyka.

Pytania o limit kupiecki

Jak ustalić limit kupiecki dla klienta?

Policz dwie kwoty: ile klient kupuje w okresie płatności z zapasem na wahania oraz ile ryzyka udźwignie według sprawozdania, na przykład 10 procent kapitału własnego, 1 do 2 procent przychodów i część gotówki. Przyznaj niższą z nich, a nadwyżkę ponad nią zabezpiecz albo skróć termin płatności.

Na jakiej podstawie przyznaje się limit kupiecki?

Na podstawie danych rejestrowych, statusu VAT, historii płatności i sprawozdań finansowych odbiorcy z ostatnich lat. Dla spółek najważniejsze są kapitał własny, dynamika przychodów, zadłużenie i gotówka, porównane z innymi firmami z tej samej branży.

Co zrobić, gdy klient przekroczy limit kupiecki?

Wstrzymaj kolejne wysyłki na odroczony termin do czasu spłaty części zadłużenia albo przyjmij zamówienie za przedpłatą. Przy stałym przekraczaniu limitu sprawdź świeże sprawozdanie odbiorcy, bo rosnące zakupy przy malejącej gotówce często poprzedzają opóźnienia.

Jak często aktualizować limit kupiecki?

Co najmniej raz w roku, po złożeniu przez odbiorcę nowego sprawozdania, a dodatkowo przy prośbie o podwyższenie limitu i przy pierwszym dłuższym opóźnieniu w płatności.

Zanim ustalisz limit, przeczytaj sprawozdanie odbiorcy. Pięć liczb, sygnały do odmowy i przykład opisujemy w poradniku o tym, jak przeprowadzić ocenę odbiorcy przed kredytem kupieckim.