Terminy, których pilnujemy za Ciebie
Ustawa o rachunkowości wyznacza kolejne kroki po zamknięciu roku. Zarząd sporządza sprawozdanie w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52). Organ zatwierdzający, zwykle zgromadzenie wspólników, zatwierdza je najpóźniej w 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53). Zatwierdzone sprawozdanie trafia do repozytorium dokumentów finansowych KRS w ciągu 15 dni od zatwierdzenia (art. 69).
| Krok | Termin przy roku obrotowym równym kalendarzowemu |
|---|---|
| Sporządzenie sprawozdania | do 31 marca |
| Zatwierdzenie | do 30 czerwca |
| Złożenie do repozytorium KRS | 15 dni od zatwierdzenia, czyli najpóźniej 15 lipca |
Jeśli spółka nie złoży dokumentu w terminie, dostajesz powiadomienie o braku sprawozdania. Taki sygnał bywa ważniejszy od samych liczb, bo spóźnienie często towarzyszy kłopotom z zamknięciem roku albo sporom między wspólnikami.
Rok obrotowy inny niż kalendarzowy
Nie każda spółka kończy rok 31 grudnia. Rok obrotowy może się kończyć na przykład 31 marca albo 30 września, a wtedy cały kalendarz przesuwa się razem z dniem bilansowym. Termin złożenia liczymy od dnia bilansowego odczytanego z ostatniego sprawozdania spółki, więc alert o brakującym dokumencie przychodzi we właściwym momencie, a nie w lipcu dla wszystkich. Pierwszy rok działalności bywa też wydłużony, co również uwzględniamy przy wyliczaniu terminu.
Alerty progowe od planu Analityk
Sama informacja o nowym dokumencie to dopiero początek. Od planu Analityk ustawiasz progi, po których przekroczeniu dostajesz osobny alert z liczbami:
- spadek przychodów netto o wybrany procent rok do roku,
- strata netto w najnowszym roku,
- ujemny kapitał własny,
- spadek przeciętnego zatrudnienia o wybrany procent.
Progi ustawiasz raz dla całej listy albo osobno dla wybranej spółki. Mail zawiera wartość z poprzedniego i bieżącego roku, żeby ocenić skalę zmiany bez otwierania profilu. Jak czytać te sygnały w kontekście limitów kupieckich, opisujemy na stronie ocena kontrahenta dla analityków ryzyka.
Co zawiera mail z alertem
Każdy alert ma tę samą budowę, żeby dało się go przeczytać w kilka sekund. Na górze stoi nazwa spółki, numer KRS i rodzaj zdarzenia: nowe sprawozdanie, korekta, brak dokumentu po terminie albo przekroczony próg. Niżej znajdziesz rok obrotowy, którego dotyczy dokument, i datę jego złożenia w repozytorium.
Przy nowym e-sprawozdaniu mail pokazuje najważniejsze pozycje z dwóch ostatnich lat: przychody netto, wynik netto, kapitał własny, zobowiązania, gotówkę i zatrudnienie, z różnicą procentową rok do roku. Gdy dokument jest skanem, dostajesz samą informację o złożeniu. Link z maila prowadzi wprost do profilu spółki, gdzie widzisz pełną tabelę pięciu lat i percentyle w branży, a jednym kliknięciem pobierasz raport PDF.
Import listy NIP i podsumowanie tygodniowe
W planie Zespół Ryzyka nie musisz dodawać spółek pojedynczo. Wgrywasz plik z listą NIP albo KRS, na przykład wyciąg z systemu należności, a spółki trafiają do obserwacji w jednym kroku. Pozycje, których nie odnajdziemy w KRS, wypisujemy osobno, żeby można było je poprawić.
Raz w tygodniu dostajesz mailem podsumowanie portfela: które spółki złożyły nowe sprawozdania, które przekroczyły progi i którym upłynął termin. To jedna wiadomość zamiast wielu pojedynczych, wygodna przy setkach kontrahentów.
Webhook dla systemów w planie Instytucja
Plan Instytucja przesyła alerty także jako webhook, czyli zapytanie HTTP na wskazany przez Ciebie adres. Twój system scoringowy albo CRM odbiera zdarzenie w chwili jego powstania i może sam zmienić status kontrahenta, otworzyć zadanie dla analityka albo zablokować limit. Treść zdarzenia zawiera numer KRS, rodzaj alertu i wartości, które go wywołały. Liczby w zdarzeniu pochodzą z tej samej bazy, którą opisuje strona baza sprawozdań finansowych, więc zgadzają się z tym, co zwraca API.
Jak ułożyć listę obserwacji, żeby alerty miały sens
Najwięcej pożytku z obserwacji mają firmy, które zaczynają od kontrahentów o największej ekspozycji: odbiorców z najwyższym saldem należności, dostawców, bez których stanie produkcja, i spółek, w które zainwestowały. Dla tej grupy warto ustawić ostrzejsze progi, na przykład alert już przy spadku przychodów o 15 procent. Dla dalszej części portfela wystarczy próg łagodniejszy i sama informacja o nowym dokumencie.
Dobrym nawykiem jest też podział listy według terminów. Spółki z rokiem obrotowym równym kalendarzowemu złożą sprawozdania głównie w czerwcu i lipcu, więc to wtedy przychodzi najwięcej powiadomień. Spółki z innym dniem bilansowym rozkładają się na resztę roku. Wiedząc o tym, łatwiej zaplanować przegląd portfela w zespole i nie odkładać alertów na później.
Po każdym alercie progowym sprawdź profil spółki w całości. Spadek przychodu bywa skutkiem sprzedaży części działalności albo zmiany modelu, a nie kłopotów. Dopiero zestawienie kilku pozycji, na przykład przychodów, gotówki i zobowiązań, pokazuje, czy zmiana jest groźna. Raport PDF pobrany w dniu alertu zostaje w dokumentacji jako ślad, na jakich danych opierała się Twoja decyzja. Biura księgowe obserwują w ten sposób spółki swoich klientów, o czym piszemy na stronie sprawozdania finansowe kontrahenta dla biur rachunkowych.
Obserwacje to limit równoczesny: liczba spółek, które jednocześnie są na Twojej liście. Usunięcie spółki zwalnia miejsce dla kolejnej. Plan Biuro obejmuje 25 spółek, Analityk 250, Zespół Ryzyka 2 000, a Instytucja 20 000. Ceny planów podajemy netto, do kwoty doliczamy 23% VAT, a szczegóły znajdziesz w cenniku.
Pytania i odpowiedzi
Skąd wiecie, że spółka złożyła sprawozdanie?
Sprawdzamy repozytorium dokumentów finansowych KRS i porównujemy listę dokumentów spółki z tym, co widzieliśmy wcześniej. Nowy dokument oznacza alert tego samego dnia.
Czy alert przyjdzie także o sprawozdaniu złożonym jako skan?
Tak. Informację o złożeniu dostajesz zawsze. Alert progowy wymaga liczb, więc działa tylko dla e-sprawozdań XML, z których odczytujemy wartości.
Co, jeśli spółka złoży korektę?
Nowa wersja dokumentu za ten sam rok też wywołuje alert, a progi liczymy ponownie na liczbach z korekty.
Czy mogę wyłączyć maile o pojedynczych spółkach?
Możesz zostawić tylko podsumowanie tygodniowe w planie Zespół Ryzyka albo wyłączyć wybrane rodzaje alertów dla całej listy.
Czy alerty działają w planie Biuro?
W planie Biuro dostajesz alert o nowym sprawozdaniu i o braku dokumentu po terminie dla 25 spółek. Alerty progowe zaczynają się od planu Analityk.
Czy brak sprawozdania zawsze oznacza problem?
Nie zawsze. Zdarza się, że zgromadzenie zatwierdza sprawozdanie z opóźnieniem z przyczyn formalnych. Brak dokumentu warto jednak zestawić z innymi sygnałami, na przykład ze statusem na białej liście VAT.