Co obejmuje weryfikacja kontrahenta
W praktyce sprawdza się trzy różne rzeczy i każda ma inne źródło. Status formalny mówi, czy firma w ogóle istnieje i kto może ją reprezentować. Status podatkowy mówi, czy płacąc na jej rachunek nie ryzykujesz podatkowo. Kondycja finansowa mówi, czy kontrahent zapłaci za 60 dni, kiedy towar będzie już u niego.
| Co sprawdzasz | Gdzie | Na jakie pytanie odpowiada |
|---|---|---|
| Wpis, zarząd, prokura, wspólnicy | odpis z KRS albo wpis w CEIDG | czy firma istnieje i kto podpisuje umowę |
| Status VAT i rachunek | wykaz podatników VAT (biała lista) | czy płatność na ten rachunek jest bezpieczna podatkowo |
| Upadłość, restrukturyzacja | Krajowy Rejestr Zadłużonych | czy wobec firmy toczy się postępowanie |
| Zaległości zgłoszone przez wierzycieli | biura informacji gospodarczej | czy ktoś już zgłosił niezapłacone faktury |
| Przychody, wynik, kapitał, zadłużenie, gotówka | sprawozdania finansowe z repozytorium KRS | czy firmę stać na zapłatę i w którą stronę idzie |
Pierwsze cztery wiersze to sprawdzenie, które większość firm robi z obowiązku albo z przyzwyczajenia. Ostatni wiersz wymaga najwięcej pracy, bo każdy rok to osobny plik, i właśnie tę część robimy za ciebie.
Jak sprawdzić kondycję finansową firmy przed umową
Do oceny, czy kontrahent udźwignie zamówienie, wystarczy kilka liczb, ale zawsze z kilku lat i zawsze na tle podobnych spółek. Pojedynczy rok potrafi wyglądać dobrze u firmy, która od trzech lat traci sprzedaż.
- Przychody w kolejnych latach. Spadek sprzedaży rok po roku przy rosnących zobowiązaniach to najczęstszy wzór firmy, która zaczyna płacić później.
- Kapitał własny. Ujemny kapitał oznacza, że zobowiązania są większe niż cały majątek spółki. Dla dostawcy dającego termin płatności to sygnał do zabezpieczenia albo przedpłaty.
- Zadłużenie do aktywów. Udział zobowiązań w aktywach pokazuje, ile majątku finansują wierzyciele. Ten sam poziom znaczy co innego w handlu i w usługach, dlatego pokazujemy percentyl w branży.
- Gotówka wobec zobowiązań. Spółka z zyskiem na papierze i pustym kontem może nie mieć z czego zapłacić faktury w terminie.
- Terminowość sprawozdań. Spółka, która przestaje składać sprawozdania, zwykle ma powód. Brak dokumentu po terminie oznaczamy w profilu.
Szerzej o czytaniu tych pozycji piszemy na stronie bilans spółki krok po kroku.
Czerwone flagi widoczne dopiero w kilku latach naraz
Jedno sprawozdanie pokazuje zdjęcie, pięć sprawozdań pokazuje film. Kilka wzorów warto znać, bo w pojedynczym roku są niewidoczne.
- przychody rosną, a gotówka maleje z roku na rok, czyli sprzedaż finansują coraz dłuższe należności albo kredyt,
- zysk netto utrzymuje się, ale kapitał własny spada, bo spółka wypłaca więcej, niż zarabia,
- zatrudnienie spada szybciej niż przychody, co bywa początkiem wygaszania działalności,
- zmiana wspólników albo zarządu w tym samym roku, w którym pojawia się strata,
- ostatnie sprawozdanie złożone tylko jako skan, po latach plików z liczbami.
Żaden z tych sygnałów nie przesądza sprawy sam w sobie. Dwa albo trzy naraz to dobry powód, żeby skrócić termin płatności, poprosić o zabezpieczenie albo obniżyć limit kupiecki.
Weryfikacja kontrahentów w portfelu, a nie raz przed umową
Sprawdzenie przed podpisaniem umowy chroni tylko w dniu podpisania. Kondycja kontrahenta zmienia się w trakcie współpracy, a nowe sprawozdanie potrafi pokazać problem kilka miesięcy przed pierwszą spóźnioną płatnością. Dlatego weryfikacja kontrahentów u stałych odbiorców ma sens tylko jako obserwacja.
Spółkę dodajesz do obserwacji jednym kliknięciem z profilu. Mail przychodzi, gdy kontrahent złoży nowe sprawozdanie, gdy nie złoży go po terminie, gdy przychody spadną o ustalony procent, gdy kapitał własny zejdzie poniżej zera, gdy pojawi się strata albo zmienią się wspólnicy. W planie Zespół Ryzyka wgrywasz plik z listą NIP i obejmujesz obserwacją do 2 000 spółek naraz, a w poniedziałek dostajesz podsumowanie całego portfela. Szczegóły są na stronie monitoring sprawozdań spółek.
Kiedy sprawozdania nie wystarczą
Uczciwie trzeba powiedzieć, czego z danych KRS się nie dowiesz. Jednoosobowe działalności gospodarcze nie składają sprawozdań do repozytorium, więc u takiego kontrahenta zostaje wpis w CEIDG, status VAT i rejestry dłużników. Młoda spółka może nie mieć jeszcze żadnego sprawozdania. Sprawozdanie za rok kalendarzowy trafia do rejestru najpóźniej w połowie lipca kolejnego roku, więc w marcu najnowsze liczby mają kilkanaście miesięcy.
Dane finansowe nie pokażą też bieżących zaległości wobec innych dostawców. Przy dużym kontrakcie warto zestawić profil spółki z raportem z biura informacji gospodarczej i z historią płatności z własnej księgowości. Sprawozdanie odpowiada na pytanie, czy firmę stać na zapłatę, a rejestry dłużników na pytanie, czy już komuś nie zapłaciła.
Ile kosztuje weryfikacja kontrahenta w PrzedsiębiorcyBiz
Publiczną część profilu, czyli ostatni rok przychodów, wyniku i zatrudnienia, widzisz bez konta. Po założeniu konta odsłaniasz jednorazowo pełny profil jednej spółki z raportem PDF, żeby ocenić, czy to narzędzie dla ciebie.
Plan Biuro kosztuje 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej (199 zł netto przy miesięcznej) i obejmuje pełne tabele pięciu lat, 25 spółek pod obserwacją i 20 raportów PDF miesięcznie. Dział zakupów albo zespół kredytowy zwykle wybiera Zespół Ryzyka: 645 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej, 2 000 spółek pod obserwacją, import NIP z pliku, 5 stanowisk i API. Do cen doliczamy 23% VAT, a fakturę wystawiamy od razu po płatności. Wszystkie plany porównasz w cenniku.
Jak zweryfikować kontrahenta w pięć minut
- Wpisz nazwę, NIP albo KRS. Podpowiedzi pokazują miasto i numer KRS, więc odróżnisz spółki o podobnych nazwach.
- Sprawdź dane z rejestru. Na górze profilu widzisz status VAT, zarząd, prokurentów i wspólników z udziałami według odpisu KRS.
- Przeczytaj pięć lat liczb. Tabela pokazuje przychody, wynik, kapitał, zobowiązania i gotówkę, a wskaźniki mają percentyl w branży i województwie.
- Zapisz wynik albo obserwuj. Pobierz raport PDF do teczki kontrahenta i dodaj spółkę do obserwacji, żeby dostać alert o nowym sprawozdaniu.
Pytania o weryfikację kontrahenta
Jak zweryfikować kontrahenta?
Sprawdź wpis w KRS albo CEIDG, status VAT i rachunek na białej liście, Krajowy Rejestr Zadłużonych oraz sprawozdania finansowe z ostatnich lat. Rejestry potwierdzają, że firma istnieje i może wystawiać faktury, a sprawozdania pokazują, czy stać ją na zapłatę. W profilu spółki u nas te informacje są w jednym miejscu.
Jak sprawdzić kondycję finansową firmy?
Porównaj przychody, wynik netto, kapitał własny, zobowiązania i gotówkę z kilku kolejnych sprawozdań, a potem zestaw je z innymi spółkami z tej samej branży. Spadająca sprzedaż, ujemny kapitał i malejąca gotówka przy rosnących zobowiązaniach to najczęstsze sygnały problemów z płatnościami.
Jak sprawdzić, czy firma jest wypłacalna?
Ze sprawozdania odczytasz, czy majątek spółki pokrywa jej zobowiązania i ile ma gotówki wobec długów krótkoterminowych. Bieżące zaległości wobec innych wierzycieli pokażą biura informacji gospodarczej, a otwarte postępowanie upadłościowe Krajowy Rejestr Zadłużonych.
Czy weryfikacja kontrahenta jest obowiązkowa?
Przepisy nie nakazują jednej procedury, ale sprawdzenie rachunku na białej liście ma skutki podatkowe. Zapłata powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu może pozbawić prawa do zaliczenia wydatku do kosztów i grozi solidarną odpowiedzialnością za VAT. Udokumentowana weryfikacja pomaga też wykazać należytą staranność.
Gdzie sprawdzić sprawozdanie finansowe firmy?
Sprawozdania spółek leżą w repozytorium dokumentów finansowych KRS, osobno za każdy rok. U nas wpisujesz nazwę, NIP albo KRS i dostajesz liczby z pięciu sprawozdań w jednej tabeli, bez pobierania plików XML.
Czy sprawdzicie jednoosobową działalność?
Pokażemy dane rejestrowe, jeśli osoba jest powiązana ze spółkami z KRS, ale bez liczb finansowych. Jednoosobowe firmy nie składają sprawozdań do repozytorium, więc ich przychody i wyniki nie są publiczne.