Monitoring kontrahenta ze sprawozdań finansowych i alerty o ryzyku

Monitoring kontrahenta ze sprawozdań finansowych polega na tym, że po każdym złożeniu sprawozdania do KRS sprawdzasz u swoich odbiorców i dostawców cztery liczby: kapitał własny, wynik, przychód i zobowiązania krótkoterminowe. Alert uruchamia się, gdy któraś przekroczy ustalony próg. Dzięki temu o problemie dowiadujesz się z bilansu, a nie z faktury, której nikt nie zapłacił.

Dlaczego jednorazowe sprawdzenie kontrahenta nie wystarcza

Większość firm weryfikuje kontrahenta raz, przy podpisaniu umowy. Potem współpraca trwa trzy lata, a sytuacja odbiorcy zmienia się co kwartał. Wpis do rejestru dłużników pojawia się dopiero wtedy, gdy zaległość już istnieje i ktoś zdecydował się ją zgłosić. Sprawozdanie finansowe pokazuje pogorszenie wcześniej: spadek kapitału własnego, rosnące zobowiązania wobec dostawców, strata drugi rok z rzędu.

Sprawozdanie ma jedną wadę: jest spóźnione. Za rok kalendarzowy trafia do KRS zwykle latem następnego roku. To nie przekreśla jego wartości, bo trend z dwóch ostatnich sprawozdań i tak mówi więcej niż rozmowa handlowca z księgową odbiorcy. Trzeba tylko wiedzieć, że nowe sprawozdanie się pojawiło.

Które liczby obserwować przy odbiorcy, a które przy dostawcy

Odbiorca jest ryzykiem dla Ciebie jako wierzyciela. Dostawca jest ryzykiem dla ciągłości Twojej produkcji lub sprzedaży. Progi ustawia się inaczej.

Jak ustawić próg alertu

Próg ma sens tylko wtedy, gdy jest związany z decyzją. Pytanie brzmi nie „co się zmieniło", ale „po jakiej zmianie zmieniam warunki sprzedaży". Przykład liczbowy, zmyślony na potrzeby tego wpisu: hurtownia dała odbiorcy limit 120 tys. zł i 45 dni. W ostatnim sprawozdaniu odbiorca miał 400 tys. zł kapitału własnego. Rozsądny próg to spadek kapitału poniżej 250 tys. zł albo strata powyżej 15% przychodu. Gdy któryś warunek zadziała, limit idzie do przeglądu, a termin płatności skraca się do 14 dni do czasu wyjaśnień.

Dla portfela kilkudziesięciu odbiorców dobrze działa podział na trzy grupy. Zielona to kapitał rośnie, wynik dodatni. Żółta to jedna liczba pogorszona. Czerwona to dwie lub więcej pogorszone albo kapitał ujemny. Handlowiec widzi tylko kolor, a analityk zagląda do profilu.

Monitoring ręczny i monitoring z alertami

Ręcznie da się to robić, ale rozsypuje się przy kilkunastu kontrahentach. Trzeba pamiętać, kiedy które sprawozdanie wpada, pobrać je z repozytorium KRS, przepisać liczby do arkusza i porównać z rokiem poprzednim. Przy 40 odbiorcach to kilka godzin pracy rocznie na samo przepisywanie, a opóźnienie reakcji liczy się w miesiącach.

Czego monitoring ze sprawozdań nie wykryje

Sprawozdanie nie pokazuje, że odbiorca opóźnia płatności od jednego dostawcy. Nie wykryje też sporu sądowego, zajęcia komorniczego ani zmiany właściciela po dacie bilansowej. Nie obejmuje jednoosobowych działalności, bo ich wyniki nie są publiczne. To dlatego monitoring ze sprawozdań uzupełnia własne doświadczenie handlowca i historię płatności w Twoim systemie, a ich nie zastępuje. Traktuj go jak wczesne ostrzeżenie o zmianie trendu, a nie wyrok o wypłacalności.

Jak zacząć w jeden dzień

1. Wyeksportuj z księgowości listę odbiorców z saldem otwartych faktur i dodaj numery NIP.
2. Uporządkuj ją od największej ekspozycji. Pierwsze dziesięć pozycji zwykle pokrywa większość ryzyka.
3. Dla każdej spółki odczytaj z weryfikacji kontrahenta kapitał, wynik i zobowiązania z ostatniego sprawozdania.
4. Ustaw progi według przykładu wyżej i dodaj spółki do obserwacji w planie monitoringu sprawozdań.
5. Raz w roku, latem, przejrzyj odbiorców, którzy zmienili kolor.

Wiesz już, kogo obserwować, ale brakuje Ci kontaktu do osoby decyzyjnej u odbiorcy, z którym chcesz renegocjować limit? Dane kontaktowe firm znajdziesz w katalogu firm do współpracy B2B, a my zostajemy przy liczbach. Metodę ustalania limitu opisujemy też we wpisach o limicie kupieckim dla kontrahenta i ocenie odbiorcy przed kredytem kupieckim.

Jak czytać zmianę kapitału własnego między dwoma sprawozdaniami

Kapitał własny to liczba, która najszybciej zdradza kłopoty, ale łatwo ją źle odczytać. Spadek może wynikać ze straty, ale też z wypłaty dywidendy albo wykupu udziałów przez wspólników. Pierwszy powód jest groźny dla wierzyciela, drugi wymaga pytania, czy spółka nie wyprowadziła gotówki tuż przed pogorszeniem sytuacji. Dlatego przy alercie zaczynasz od rachunku zysków i strat. Jeśli wynik jest dodatni, a kapitał spadł, szukasz wypłaty dla wspólników. Jeśli wynik jest ujemny, kapitał spada razem z nim i liczy się tempo, czyli ile lat zostało do zera.

Prosty rachunek: kapitał 300 tys. zł i strata 100 tys. zł rocznie dają trzy lata zapasu, o ile nic się nie zmieni. Odbiorca z takim zapasem nadal może dostać limit, ale krótszy i z zabezpieczeniem na część kwoty. Odbiorca, któremu zostało pół roku, dostaje przedpłatę.

Kto w firmie powinien dostawać alerty

Alert, który trafia tylko do jednej osoby w księgowości, zwykle leży w skrzynce. Sprawdza się podział według roli. Dział kredytu kupieckiego dostaje alerty o odbiorcach i decyduje o limicie. Dział zakupów dostaje alerty o dostawcach strategicznych i decyduje o drugim źródle zaopatrzenia. Handlowiec odpowiedzialny za konto widzi tylko kolor, żeby wiedział, że rozmowa o warunkach jest zasadna, i nie zaczynał jej od zaskoczenia klienta. W małej firmie wszystkie trzy role pełni często ta sama osoba i wtedy wystarcza jeden raport roczny po sezonie składania sprawozdań.

Warto też zapisać, co robisz po alercie. Krótka procedura na pół strony, w której stoi, kto skraca termin, kto dzwoni do odbiorcy i kto zamyka decyzję, oszczędza dyskusji przy każdym kolejnym przypadku. Bez niej monitoring zamienia się w statystykę, której nikt nie używa.

Ile kosztuje monitoring kontrahenta

Koszt zależy od tego, ilu kontrahentów obserwujesz i czy potrzebujesz progów. Plan Biuro kosztuje 99 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym i daje pełne profile z pięciu lat. Plan Analityk za 249 zł netto miesięcznie dokłada alerty progowe. Plan Zespół Ryzyka za 645 zł netto miesięcznie obejmuje obserwację całego portfela i import listy NIP. Do cen doliczamy 23% VAT, a pełne porównanie jest w cenniku. Dla porównania, jedna nieściągnięta faktura od odbiorcy, któremu dałeś limit 100 tys. zł, kosztuje więcej niż kilka lat abonamentu.

Najczęstsze pytania

Jak często ukazują się nowe sprawozdania kontrahentów?

Raz w roku. Spółki składają sprawozdanie za rok obrotowy zwykle do końca września następnego roku, więc największa fala pojawia się latem i wczesną jesienią. Dlatego alert o nowym sprawozdaniu ma sens głównie w tych miesiącach.

Czy monitoring kontrahenta zastępuje wywiad gospodarczy?

Nie. Monitoring ze sprawozdań to tani, powtarzalny filtr dla całego portfela. Wywiad gospodarczy ma sens przy jednej dużej transakcji, gdzie liczy się informacja spoza rejestrów, jak opinie dostawców czy spory.

Ilu kontrahentów warto obserwować?

Zacznij od odbiorców, którzy razem stanowią około 80% Twoich należności. Dla większości firm to od kilkunastu do kilkudziesięciu spółek.