Termin złożenia sprawozdania finansowego do KRS i co oznacza jego brak u kontrahenta

Termin na złożenie sprawozdania finansowego do KRS wynosi 15 dni od dnia jego zatwierdzenia, a zatwierdzenie musi nastąpić najpóźniej w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. Przy roku obrotowym równym kalendarzowemu oznacza to w praktyce zatwierdzenie do 30 czerwca i złożenie do 15 lipca. Poniżej opisujemy cały kalendarz, typowe przesunięcia i to, co powinno zapalić lampkę ostrzegawczą, gdy sprawozdania kontrahenta w repozytorium po prostu nie ma.

Kalendarz sprawozdania krok po kroku

Ustawa o rachunkowości dzieli drogę sprawozdania na trzy etapy. Każdy ma własny termin liczony od dnia bilansowego albo od poprzedniego kroku.

W spółce z o.o. sprawozdanie podpisują elektronicznie wszyscy członkowie zarządu, a gdy księgi prowadzi zewnętrzne biuro, także osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg. Spółki podlegające obowiązkowemu badaniu muszą zmieścić badanie biegłego rewidenta między sporządzeniem a zatwierdzeniem.

Do repozytorium trafia nie tylko samo sprawozdanie. Razem z nim spółka składa uchwałę zatwierdzającą, uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty, sprawozdanie z działalności, jeśli musi je sporządzić, oraz sprawozdanie z badania, jeśli podlega badaniu.

Rok obrotowy inny niż kalendarzowy

Terminy biegną od dnia bilansowego, a nie od końca roku kalendarzowego. Spółka z rokiem obrotowym od 1 października do 30 września kończy rok 30 września, sporządza sprawozdanie do końca grudnia, zatwierdza je do 31 marca i składa najpóźniej 15 dni po zatwierdzeniu. Dlatego brak sprawozdania w lipcu nie zawsze oznacza opóźnienie. Zanim wyciągniesz wnioski, sprawdź w poprzednich dokumentach, jaki okres obejmował rok obrotowy.

Pierwszy rok działalności bywa dłuższy niż dwanaście miesięcy, jeśli spółka powstała w drugiej połowie roku i połączyła go z kolejnym. Wtedy pierwsze sprawozdanie pojawia się później, niż sugerowałaby data rejestracji.

Zatwierdzenie a złożenie, dwie różne daty

Piętnaście dni liczy się od zatwierdzenia, nie od 30 czerwca. Spółka, która zatwierdziła sprawozdanie 10 maja, powinna złożyć je do 25 maja. Z drugiej strony przepisy przewidują też sytuację, w której zgromadzenie nie zatwierdziło sprawozdania w terminie. Wtedy spółka składa je w ciągu 15 dni od upływu terminu zatwierdzenia, a dokument zatwierdzający dosyła po jego podjęciu. Brak zgody wspólników nie zwalnia więc z obowiązku złożenia.

W praktyce wiele spółek zatwierdza sprawozdanie w ostatnich dniach czerwca, dlatego w pierwszej połowie lipca do repozytorium trafia największa fala dokumentów, a dane za poprzedni rok dla większości rynku są dostępne dopiero w drugiej połowie lipca.

Co grozi spółce za brak sprawozdania

Konsekwencje są wielostopniowe i warto znać je w kolejności, w jakiej realnie się pojawiają.

• Odpowiedzialność karna osób z zarządu. Przepisy karne ustawy o rachunkowości przewidują za niezłożenie sprawozdania karę grzywny albo ograniczenia wolności. Odpowiada osoba, a nie spółka.
• Postępowanie przymuszające. Sąd rejestrowy może wezwać spółkę do złożenia dokumentów i nakładać grzywny aż do skutku.
• Kontrola ze strony skarbówki. Sprawozdanie z repozytorium trafia do administracji skarbowej, więc jego brak jest widoczny także tam.
• Rozwiązanie bez likwidacji. Jeśli mimo wezwania spółka nie składa rocznych sprawozdań przez dwa kolejne lata obrotowe, sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie o jej rozwiązanie bez przeprowadzania likwidacji. Gdy spółka nie ma majątku, kończy się to wykreśleniem z rejestru.

Ostatni punkt ma znaczenie dla kontrahentów. Spółka wykreślona z rejestru przestaje istnieć, a dochodzenie należności staje się trudne.

Co oznacza brak sprawozdania u kontrahenta

Dla analityka ryzyka spóźnione albo brakujące sprawozdanie jest sygnałem, który często pojawia się wcześniej niż jakiekolwiek informacje w mediach czy rejestrach dłużników. Nie każdy brak oznacza kłopoty, ale każdy wymaga wyjaśnienia.

Typowe niewinne powody

• rok obrotowy inny niż kalendarzowy,
• przesunięte zgromadzenie i złożenie kilka dni po terminie,
• spółka w pierwszym, wydłużonym roku działalności,
• błąd techniczny przy podpisie, poprawiony w kolejnych tygodniach.

Powody, które powinny niepokoić

• brak sprawozdania za dwa albo więcej lat z rzędu,
• ostatnie złożone sprawozdanie pokazuje stratę albo ujemny kapitał własny,
• częste zmiany w zarządzie w tym samym okresie,
• spór wspólników, przez który zgromadzenie nie zatwierdza sprawozdania.

Przykład z praktyki działu kredytowego: odbiorca z limitem kupieckim 200 tys. zł regularnie składał sprawozdanie w czerwcu. W kolejnym roku do połowy sierpnia dokumentu nie ma, a ostatnie złożone sprawozdanie pokazywało spadek kapitału własnego o połowę. Rozsądną reakcją jest skrócenie terminu płatności albo żądanie zabezpieczenia do czasu, aż sprawozdanie się pojawi, zamiast czekać na pierwszą przeterminowaną fakturę.

Jak sprawdzić, czy spółka złożyła sprawozdanie w terminie

1. Znajdź numer KRS spółki i otwórz listę jej dokumentów w przeglądarce dokumentów finansowych.
2. Sprawdź, za jaki okres jest ostatnie sprawozdanie i kiedy zostało złożone.
3. Porównaj daty z poprzednich lat. Spółka, która zawsze składała w czerwcu, a w tym roku milczy, zasługuje na uwagę.
4. Zajrzyj do odpisu KRS w serwisie eKRS, czy nie ma wzmianek o likwidacji, upadłości albo postępowaniu przymuszającym.

Ręcznie da się to zrobić dla kilku spółek. Przy portfelu kilkudziesięciu odbiorców sprawdzanie raz w miesiącu każdej pozycji szybko przestaje być realne.

Pilnowanie terminów w PrzedsiębiorcyBiz

W serwisie dodajesz kontrahentów do listy obserwowanych z poziomu profilu spółki albo z wyszukiwarki. Dla każdej spółki pod obserwacją dostajesz alert w dwóch sytuacjach: gdy w repozytorium pojawia się nowe sprawozdanie i gdy po terminie sprawozdania nie ma (dla roku kalendarzowego po 15 lipca). Na profilu widzisz datę złożenia każdego dokumentu w tabeli pięciu lat, więc historię opóźnień masz w jednym miejscu.

W planie Analityk dochodzą alerty progowe: spadek przychodu, strata, ujemny kapitał własny i spadek zatrudnienia w nowym sprawozdaniu. Plan Zespół Ryzyka pozwala zaimportować całą listę NIP z pliku. Szczegóły zakresu planów są w cenniku, a sposób liczenia wskaźników w metodologii. Jak czytać samo sprawozdanie, gdy już się pojawi, opisujemy w tekście gdzie znaleźć sprawozdanie finansowe spółki.

Najczęstsze pytania

Czy termin 15 lipca obowiązuje każdą spółkę?

Tylko spółki z rokiem obrotowym równym kalendarzowemu, które zatwierdziły sprawozdanie 30 czerwca. Wcześniejsze zatwierdzenie przesuwa termin złożenia wcześniej, a inny rok obrotowy przesuwa cały kalendarz.

Czy terminy bywają przedłużane?

Zdarzało się, że ustawodawca albo minister właściwy do spraw finansów przesuwał terminy w nadzwyczajnych sytuacjach. Takie zmiany dotyczą konkretnego roku i są ogłaszane oficjalnie, więc przy ocenie opóźnienia warto sprawdzić, czy w danym roku obowiązywały przepisy szczególne.

Czy spółka w likwidacji też składa sprawozdanie?

Tak. Likwidacja nie zwalnia z obowiązków sprawozdawczych, a za ich wykonanie odpowiada likwidator.